コロナ状況で、ウェビナー（オンラインセミナー）を行う機会が増えました。弊社でも毎週2回ウェビナーを開催してまいりました。この記事では、ウェビナーの集客からフォローまで、ウェビナーの運営に必要な作業をまとめました。
①事前準備
事前準備は
・スタジオの場所決め、確保
・Zoomなどウェブ会議システムの確保
・お申込み登録のウェブフォームの設置（申込方法を決める）
といったものがあります。
ウェブフォームに関しては、ウェビナーの目的を考え、ウェビナー参加者のフォローに必要な情報を取得するようにしましょう。BtoBであれば、会社名、部署名、役職名、メールアドレス、電話番号、どこでこのセミナーを知ったか？などなど取得したい情報があると思いますが、たくさんの情報をとればとるほど、申込者の入力負荷が増え、申込をやめる人が出てくるかもしれません。最初は、最低限後で連絡がつく情報を取得し、その後はメールフォローの中で情報を増やしていくというのも一つです。バランスのよい量を取得しましょう。
②集客
これは、ウェビナーに限らずですが、運営以前の話になります。既に十分関係性が築けている顧客リストがあればいいですが、ない場合はSNSやメールなどを活用して、ウェビナーをアピールしていく必要があります。
セミナーを無料で告知してくれるサイトがありますので、活用するのも一つです。
・こくちーず
・セミナー情報.com
③申込お礼メール配信
ウェブフォームにお申込みがあった場合、また電話などでお申込みがあった場合、すぐに確認メールをします。①で準備したウェブフォームのシステムに連動している自動メール配信サービスがあれば活用すると便利です。
④URLの通知
ZoomやYoutubeのライブ配信のURLを配信します。③の際に送ってもいいですが、募集期間が長い場合などは、前日か当日の直前に再配信した方がいいでしょう。
自動配信のサービスを活用すると、配信漏れやミスを防ぐことができます。
⑤ウェビナー開始直前
当日は、早めに音声テストなどをしましょう。弊社のウェビナーで主に事前チェックしているのはこんなところです。
・ 流れ（ウェビナー講師が話す前に司会が入るか？質疑応答の手順含め）
・ 音量（音声マイクの音量だけでなく、PCからの音を流す場合はそちらのチェックも）
・ 資料がきちんと共有できるか？
・ カメラ（明るさ、写っている範囲、カメラ角度、秘密情報等が出ていないか？）
開始前も、入室が始まったら受講者にご案内をします。受講者にとってのマイクテストになることと、抜けていってしまうのを防止するためです。
⑥ウェビナー中
ウェビナー中、出欠確認をします。（システム上、ウェビナー終了後に確認できるものは特にウェビナー中の出欠確認は必要ありません）また、参加者から繋がらない、URLのメールが届かないといった内容が電話で入ることもありますので、運営側でフォローが必要です。
ウェビナー中の質問をチャットで受け付けている場合等は随時対応します。慣れていない場合や参加人数が多い場合などは、講師の他に運営専任を付ける等した方がいいでしょう。
⑦フォロー
ウェビナー終了後に、アンケートやフォローメール、または電話等で接触します。事前に決めているウェビナーの目的に合わせ、計画に沿ったフォローをしましょう。
次のステップ（メールマガジン登録や、別セミナー）へ誘導するのも効果があります。
参考になったでしょうか。2020年は、急激にリアルの場でのセミナーができない環境になりましたが、考え方によっては、このオンライン化のお陰で日本全国からウェビナー参加者を募集できるようになったとも言えます。
記事を参考にしていただき、ツール等を上手に活用して、是非スムーズにウェビナーを運営していただければ幸いです。
データサービスでは、ウェビナー運営を Zoho CRM で自動化しています。