データサービスでは、CTI連携サービス、Chatwork連携サービス、またお客様個別の連携設定などを使い、Zoho サービスと数々のサービスを外部連携してまいりました。Zoho は、数多くのサービスを持っていますので、例えばWebフォームに登録した内容が自動的に見込客として取り込まれるといった「内部連携」もありますが、やはり普段お使いのチャットツールや会計ツール、CTI等との連携での活用を考えると、ぐっと幅が広がります。
Zoho CRMはクラウドサービスですので、連携サービス側もクラウドであるケース、特にAPIやCSVファイル等を介したデータ連携が多く見受けられます。
そこで今回の記事では、APIやCSVファイル等を介したデータ連携を利用する場合に注意することをポイントにしていたします。
相手先のサービスにAPIが使えるようになっていれば連携できるケースが多いのですが、そもそも運用イメージがしっかりした上で連携の設定をしないと、あとで不正データが溜まってしまい、かえって手間がかかるというケースも考えられます。
この記事では、サービス間の連携を考えた時、何を決めていけばいいか、最もベーシックな部分をご案内します。
①どのデータを連携するか
例えばCRMで発行した請求書データを会計システムに連携し、請求書の発送と入金消込は会計システム側で対応といったケース。
この場合は、当然連携データは「請求書」情報となりますが、金額や入金締め日の他、発送に必要な住所データも取り込む必要があります。一方で商品の在庫情報などは不要ですので、連携の必要はないでしょう。
何のためにどのデータを連携したいか、場合によっては権限の話と絡むケースもあると思います。
②どちらのシステム側で更新するか
同期する際、どちらのシステムで更新作業や新規作成作業が発生するかを決めておく必要があります。
「双方向同期」という形で、どちらのシステムでも更新を許可するといったケースがありますが、特に同じデータを同じタイミングで更新した場合の対応など、連携の難易度がぐっと上がってきます。
例えば、CRMと会計システムを連携するのであれば、請求書発行時に住所データの不備に気づいたら、そのまま会計システムで更新する場合はCRM側に住所を書き戻すかどうかを決める必要があります。
データをシンプルにしたいのであれば、上記のケースでは、たとえば財務部が使っている会計システムのデータは更新できないようになっていて、営業に連絡し、営業でCRM側の顧客住所情報を更新するというオペレーションも可能かもしれません。
組織の規模や、データの更新頻度などを考えて、どのデータをどちらのシステムで更新するか、新規作成するかを決めていきます。
そして決めた業務フローに合う形でシステムの（連携）設計をしていきましょう。
③連携頻度
データによっては、常に最新のデータでないと意味のないものもあります。例えば商品の価格情報であったり、更新数が膨大な数だったりするケースは、毎晩夜中に一斉更新するという方法（夜間バッチ）をとるケースもあります。
即時に両システムへの更新が必要な場合は、片方のシステムへのデータ更新をトリガーとして、もう片方のシステムへ同期します。（即時同期）
いずれにしても、「どのデータを誰（各担当部門）がどんなタイミングで使っているか」を洗い出してから、決めていく必要があります。
データ連携を始める時は、どちらのシステムを使う担当部門も交えて、専門チームを作り要件を作っていくことが大事になります。
そうすることで、導入後に「余計使いずらくなった」「業務が複雑になった」という評価になるのを防ぐことができます。
データサービスでは、現在、Zoho CRMと、Chatwork連携、CTI連携等をご案内しております。
その他、個別に連携設定のお手伝いもしております。ご検討の方はお問合せください。