コロナの影響により最近はオフラインで人と会って名刺交換をする機会が減ってきておりますが、コロナ前に交換した名刺、コロナ禍の中交換した名刺は情報はどの様に管理されていますか？
名刺そのものはファイリングして保管されていると思いますが、その名刺情報をデジタル化されて管理してるでしょうか？デジタル化する事でのメリットがあります。
デジタル化のメリット
１．データベース化して検索機能で素早くアクセスする事が可能となります。
２．デジタル化した名刺情報を共有できます。
３．名刺そのもの紙情報の管理から解放されます。
デジタル化には以下の方法が考えられます。
１．ExcelやGoogleスプレッドシートに手入力してデータとしてデジタル化
２．複合機やスキャナーでスキャンして画像情報としてデジタル化
３．名刺管理アプリ/サービスで取り込んでデータとしてデジタル化
１については管理する枚数が少なければ問題無いですが、多い場合は非常に手間を取られます。
２についてはデジタル化は出来ますが、会社名や氏名等を検索できません。
３については無償のサービスから有償のサービス様々ございますが、一般的には名刺情報を撮影またはスキャンした結果のデータ化が可能です。
ではデジタル化した名刺情報をどのように活用されているでしょうか？
単に名刺情報だけの管理で良ければExcelやGoogleスプレッドシートに落とし込めれば後々検索も可能です。
名刺情報は営業活動の中でその後、受注に向けて営業活動の元情報となり、デジタル化した名刺情報に紐づく形で商談/案件情報を管理する事で効率的に管理が可能となります。
このブログでオススメしたいのはそういった管理が可能となる名刺管理アプリ/サービスを活用して名刺情報をデジタル化です。
名刺管理サービスの多くは単に名刺情報だけでなく関連する情報も管理可能となります。
ではどのサービスを利用すれば良いのか？
予算に余裕のある方はスキャン後に人手を介してデータ補正してくれるサービスを活用されるのが良いです。有名な所では企業利用ではSansan、個人利用であればEightがあります。
まずはあまりお金を掛けずにデジタル化からと言った場合にはZohoが提供している「Card Scanner」をお勧めいたします。
スマートフォンやタブレット向けのアプリとして提供されておりOCR読み取りによるデータ化を行います。
名刺をカメラで撮影するだけで、記載された文字を自動でテキスト化。
姓・名・メールアドレス・電話番号などを自動で識別します。
このようにで名刺管理が可能となりますが、顧客管理・営業支援システム「Zoho CRM」との連携により更なる活用が可能となります。
名刺交換
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「Card Scanner」で名刺を撮影
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Zoho CRMへ登録（自動連携）
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当日の夕方に自動でお礼メール送付（即時の送付も可能）
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フォロータスクを自動割り当て
一例になりますが名刺交換からの以上の一連の流れが自動化できます。
まずは手始めに無償サービスを利用して名刺管理を開始して、交換する名刺の数が増えた、読み取り精度を向上させたい等が出た場合に有償サービスに移行する事をお勧めしております。
このブログをご覧いただいている方はすでにZohoサービスをお使いの方も多いと思われますが、そうでない方も上記をご参考にZohoサービスと併せてご活用いただき、効率よく名刺情報管理を始めるきっかけとしてください。