第5回：データサービスがZohoサービスの導入支援をするワケ

　お話をお伺いすると、「Zohoのことよくご存じだなぁ」と思うお客様もいらっしゃいます。

一方では、

✔業務フローに乗った運用までできていない

✔自動化したい部分があるがなかなか手を付けられていない

✔当初思っていたグラフや表が出せない

✔入力・登録が浸透しない

✔導入目的から話が広がった、ずれてきてしまっている。

というZohoユーザー様からのお問い合わせもいただきます。

背景には、

✔Zohoが無償から始められるサービスで、自社のリソースで導入することもできる。

✔開発言語の習得がなくても、標準機能でのカスタマイズが簡単。

✔導入当時ベンダーを利用する方針がなかった。　

という背景があることだと思います。

　データサービスでは、稼働中のお客様環境を手直しや追加カスタマイズを行うこともできますが、

例えば、もともと設定していたデータの形式だと、アウトプットに適応できないため、新しい形式で設定し直すなんてこともあり得ます。

お客様の立場から見ると、それまで設定した時間が結果、無駄になる場合もあります。

一概にこの通りというわけではありませんが、無償プラン・有償プランで自社リソースだけで始める場合も、

1度ご相談いただくことをおすすめします。

　ここで忘れないでいただきたいポイントとしては、自社導入、ベンダー導入に関わらず、事前に最低限押さえておくべきポイントがあります。

このポイントはデータサービスがお話をお伺いする際やご提案時にも必ずお伺いしています。

一部だけご紹介すると、

①導入目的・方針は自社の何をシステム化し効率化するのか方針立てしましょう。

どの業務範囲をシステム化していきたいのかを整理しましょう。

　例：Excel管理をしている顧客データをCRMに置き換える。

②どんなアウトプットが必要なのか？アウトプットに必要なインプットは何か。

CRMはシングルインプット（1度の入力・登録）、マルチアウトプット（複数のレポート）を出力できるところです。

分析やレポート機能を使いたい場合、どんなアウトプットが見たいのか検討をしておきましょう。

アウトプットするには、自然にインプット（項目）情報が必要となり、構造に入れ込むべき内容が見えてくるでしょう。

例：営業部門の今後の見込み案件と確度からみた見込み金額表

③どんな構造や設定にするべきか。

プランにもよりますが、独自のテーブル（Zoho CRMでは“タブ”と表現）などのシステム概要と各タブのつながりをイメージしておきましょう。

例：見込み客タブ：展示会で収集した会社・担当者名を登録、個別案件発展時は“商談タブ”に個別登録の流れとする。

④システムの仕様と実装後の運用イメージが想定内か許容できる範囲のシステム仕様になっているか。

Zoho CRMにもシステムの仕様があります。自社の運用全てを実装できるわけではありませんし、

場合によっては開発をしなければ、実現できない場合もあります。

この部分はご自身で調べるにはお時間が必要になるかもしれません。

例：システムに合わせて◯○の部分は運用を変更する。

　　○○部分はカスタマイズ・開発対応をして、業務フローにシステムを合わせる構築としておく。

⑤データ移行を行う範囲の検討

0（ゼロ）からデータ登録する分には検討は不要ですが、運用開始時に既に持っているデータをお使いになる場合は範囲のご検討が必要です。

例：取引先情報、名刺情報（移行する名刺情報に紐づく、取引先データは存在しているか）

　   商談データは運用後に発生した商談から登録を行い、既存商談は対象外にする。

　効率を上げるために導入するはずですので、導入にも効率を求め手間や失敗を回避し、最大限効果をがでる初期構築をしましょう。

Zohoは組織で活用をしていくべきツールです。

組織の導入方針が崩れてしまうと、せっかく設定したもののマッチしていない環境が作られてしまい、

「思っていたことができなかった」や「導入が失敗に終わってしまった」なんてことも起きたり、リカバリーするために追加の時間を有したりが出てきます。

そのためにデータサービスは、全力でお客様のサポートを導入～サポートまでお手伝いしています。

業務の効率化のために、ZohoをはじめとするCRMを導入する企業が増えています。

効率を上げ、売上を伸ばし、企業の成長に効果を発揮していくためには、初期に限らず稼働後も「きちんと、ちゃんと使う」ことも大切ですのでお忘れなく。

それでは次回のブログでまたお会いしましょう。

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