データサービス営業担当者が語るSFA/CRMの必要性
皆さんこんにちは。
今回のブログは、「データサービスの営業担当が語るSFA/CRMの必要性」という
テーマで経験談を交えて、SFA/CRMがある環境とない環境について語らせて
いただきます。
個人の経験談ですので悪しからずご覧ください。
担当者の経歴について
✔システムの営業・導入コンサルティング
✔Web系のアウトソーシング会社での法人営業
✔某大手量販店の店舗連動型ECサイトの運用業務 を経験してきました。
過去の経歴から、SFA/CRM(顧客管理システムなど)がある環境とない環境を経験してきました。
業務の効率化の差やどんなギャップがあったのかリアルなお話しようと思います。
今回はZohoに限らず、SFA/CRM導入のご参考になればとまとめさせていただきます。
(1)SFA/CRM有無のギャップ
実は、新卒入社した会社はSFA開発・販売をしていたので、管理ツールがある環境で社会人がスタートしました。
転職を経験し、管理のツールがない環境に身を置いた時に改めて不便さなどを感じたのですが、最もギャップを感じたことが...
“手帳の購入”と“Excelで自作の管理表”作成を始めたことです。
社会人のスタートからSFA/CRMが身近だったので、Excelや手帳管理がストレスで、
✔はじめて手帳を買ったり
✔Excelのフォーマットを作ったり 試行錯誤していました。
どんな場面で、SFA/CRMがあったら...と思うことがあったのかトピックスを絞りお話していきます。
(2)SFA/CRMがある時・ない時煩わしさランキング ※個人的なランキング形式でまとめてみました。
第5位:長時間の会議や無駄なコミュニケーション増加
<SFA/CRMがある時>
報告内容から読み取れない内容の確認や、次のアクションの確認だけで、相談や会議時間短縮を図っていました。
<SFA/CRMがない時>
日報メールを毎日送信していましたが、部下のメールを細かに覚えておけないですよね?
結局はお互いで、都度確認や会議内で確認し、確認されるという環境でなにをするにも時間が掛かっていました。
第4位:個人の手帳やExcelから他ファイルへの転記作業増加
<SFA/CRMがある時>
営業活動の結果は、打ち合わせ中にシステムに入力しながら打ち合わせしていました。帰社後は補足文章の修正や記入を行う程度で済みました。
<SFA/CRMがない時>
営業活動はExcelや手帳に記入、日報にまとめるために転記、会議資料をアップデートするために何かを見返し、入力と二度手間、三度手間もありました。
第3位:タスク漏れ増加とタスクや期日のアラートアナログ化
<SFA/CRMがある時>
報告ついでに、いつまでに何をやるのかを登録していたので、期日の遅延やリマインドはシステムに任せることができました。
タスクの漏れが、トラブルを招くことがあると思うので非常に便利でしたね。
<SFA/CRMがない時>
手帳のカレンダーに記入して忘れないようにしていました。
手帳は見ればリマインドにはなりますが、見落としていたらリマインドは難しい状況ですよね...
第2位:引き継ぎや顧客との接点の把握が困難に
<SFA/CRMがある時>
過去の打ち合わせや商談結果がいつでも閲覧できましたし、会ったこともない前任者の営業活動も把握できました。
それでも分からないときは、当時を知るメンバーに相談し、最低限の時間で確認することができました。
お客様からも「昔のことなのによくご存じですね」とよくお褒めの言葉をいただいていました。
<SFA/CRMがない時>
引き継ぎ書の確認や、前任者が在籍していれば聞くことはできました。
前任者が退職している場合や、当時を知る担当者が不在の時は、お客様に聞き出す方法を考えたりしていました。
企業間の信頼に関わるので、少しビクビクするときもありました。
第1位:商談やお客様との打ち合わせ内容をテキストで残すことに
<SFA/CRMがある時>
第4位に似ていますが、システムならば選択形式やチェック形式で報告が簡単でした。
補足は文章でしたが、選択肢で報告している内容以外を報告していたので、報告時間の短縮化により他の業務に時間を割けました。
報告が選択形式がほとんどでしたので、営業担当者ごとの報告のムラもなくなりますよね。
<SFA/CRMがない時>
手書きやExcelに変わったことで、フォーマットによっては書き方を工夫しなければならなくなりました。
文章項目での記入がほとんどのため、帰社してから文章にまとめていました。
なかでも特に面倒だったことは、会議用の案件進捗Excelを担当者全員で共有していたので、同時にExcelを開くと、Excelが重くなってExcelが壊れたり...
最終的には、他の担当者の入力待ちのような時間を過ごすこともありました。
(3)これまでの経験から
第1位から5位までの煩わしかった悩みを解決できるという点では、SFA/CRMは便利なツールだと思います。
※この点については、Zoho以外のツールでも似たような機能があると思いますので、今回はあまりピックアップしないでおきます。
経験した限りですが、SFA/CRMがあれば、
✔質の良い営業活動
✔営業情報の資産化
✔情報の引き出し簡略化
✔全ての情報を頭のなかに保存することが不要
✔ムラ/無駄を排除した組織運営 に繋がると感じています。
決して、Excelや手帳を悪く言っているわけではありません。もっと効率の良い、Excelや手帳の運用をしていればという反省もあります。
それでも、Excelや手帳それぞれの長所や短所を理解して運用していかなければ、情報という企業の財産がいつの間にか消えているなんてことにもなると思います。
正確にいうと、既になくなっているのにそれに気付いていないということの方が正しいかもしれません。
もちろんZohoも含め、システム設計が適正でなければ、使われないという状況になりかねません。