皆様こんにちは!
データサービス開発担当です。
第三回は、【初心者の壁!ルックアップ項目を活用しよう!】
のテーマでお送りいたします。
前回のブログで「項目の種類」について触れましたが、今回はその中の「ルックアップ項目」について説明いたします。
Zoho CRMではこの「ルックアップ項目」を活用こそが、“上手なデータ管理”へ近づく手段となりますが、初心者の方には概念が難しく感じてしまうケースが多いです。
しかし、ご安心ください!
ルックアップ項目は一度理解さえしてしまえば、そんなに難しくありません!
是非、この記事を最後までご覧いただき、「ルックアップマスター」になっていただければ幸いでございます。
1.ルックアップ項目ってなに?どのような場合に使うの?
一言でいうと「タブ間の関連付けをするための項目」です。言い換えると「他のタブを参照するための項目」になります。
…とは言ってもいまいちイメージが湧きにくいですよね。
それでは、標準タブの「取引先」タブと「連絡先」タブを例にしてみます。
「取引先」タブは「会社の情報」を格納するためのタブ、「連絡先」タブは「人の情報」を格納するためのタブですが、
「連絡先」タブのデータがどの「取引先」タブのデータと関係しているのかわかるようにする必要がありますよね。
このように2つのタブの関連付けのために使用するのが「ルックアップ項目」です。
この例だと「連絡先」タブの「取引先」という項目が「取引先タブのルックアップ項目」ということになります。
2.ルックアップ項目の使い方は?
「ルックアップ項目」はぶら下がるタブに配置します。
先ほどの図を例にすると「取引先」タブが親タブ、「連絡先」タブが子タブになりますが、
子タブである「連絡先」タブに「取引先タブへのルックアップ項目」を配置します。
それでは実際のCRMの画面でご説明します。
下記の画面が「連絡先タブ」です。標準項目の「取引先名」に注目してみましょう。
テキストボックスの右側にのマークが確認できるでしょうか?
このマークが「ルックアップ項目」の印になります。押下すると取引先タブの検索ダイアログが表示されます。
この中から既に登録済の取引先を指定することでテキストボックスに自動入力させることができます。
もちろん、テキストボックスに直接入力することも可能です。
この設定を行うことにより、「この連絡先はこの取引先だ!」ということがわかるようになるわけです。
3.関連リストを活用しよう!
ルックアップ項目は子タブから親タブのデータを指定する際に使用することはご理解いただけたでしょうか?
それでは次に「連絡先」タブの一覧画面を確認してみましょう。
赤枠で囲っている「取引先名」がルックアップ項目です。
「佐藤 三郎」さん、「山田 次郎」さん、「田中 一郎」さんが「株式会社テスト商事」であることが確認できます。
それでは、逆に「取引先」タブから見たときにこの3人がぶらさがっていることをどのように確認すれば
良いのでしょうか?
答えは「関連リスト」です。
「関連リスト」は“親タブから見たときにぶら下がる子タブのデータが確認できるリスト”になります。
では実際の画面を見てみましょう。
「取引先」タブで「株式会社テスト商事」のデータを開くと、画面左側が「関連リスト」のメニューであることが
確認できるでしょうか?
今回はその中のひとつである「連絡先」をみてみましょう。数字の「3」が表示されていますね。
これは、“このデータには3件の「連絡先」タブのデータがぶらさがっている”ことを表しています。
ここをクリックすることで画面右側が「連絡先」関連リストに遷移します。
「佐藤 三郎」さん、「山田 次郎」さん、「田中 一郎」さんが表示されていて、それぞれ「連絡先」タブの情報が表示されています。「連絡先名」をクリックすることで「連絡先タブ」に遷移することができます。
また、表示する項目は右上のボタンから変更することが可能です。
4.まとめ
いかがでしたでしょうか?基本でもあり、初心者の壁でもあるルックアップ項目について理解できましたでしょうか?
子タブから親タブを指定する場合に使用するのがルックアップ項目、
親タブから子タブの一覧を確認できるのが関連リストです。
今回は「取引先」タブと「連絡先」タブを例に説明しましたが、他のタブでも考え方は一緒で、
もちろんカスタムタブにも使用可能です。
ルックアップ項目はZoho CRMにおいて重要な項目となっております。
親タブと子タブで管理することはデータ管理の定石でもあり、データの信頼性や保守性の向上にもつながります。
そのために絶対必要な要素がルックアップ項目です。
是非、ルックアップ項目を理解・活用してZoho CRMにおいてのデータ管理を有意義なものにしましょう!
それでは、また次回のブログでお会いしましょう!
<今回ご紹介したZoho サービス>※サービスの詳細は下記からご確認ください。
・Zoho CRM :https://www.zoho.com/jp/crm/